3 طرق تعزز بها M&T Bank تفاعل الموظفين في الاجتماعات العامة
عندما تنتهي الاجتماعات العامة، تجد M&T Bank نفسها غالباً أمام أسئلة موظفين أكثر مما يسمح به الوقت للإجابة. ولا تهدف الشركة إلى الرد على كل استفسار فحسب، بل إلى توفير منصة للموظفين للتعبير عن أفكارهم ومساعدة القادة على فهم المخاوف الرئيسية.
يعتبر راسل إيفانز، رئيس الاتصالات في الخدمات المصرفية التجارية لدى M&T Bank، أسئلة الموظفين مقياساً حاسماً لفعالية هذه الاجتماعات. وقال: «عندما تتحدث عن أسئلة الموظفين، سواء كانت دون إجابة أو مباشرة، فإن ما تتحدث عنه حقاً هو ما إذا كنت ترى الاجتماعات العامة كتواصل أحادي الاتجاه في الغالب أم تواصل ثنائي الاتجاه». وتميل كثير من المؤسسات إلى التعامل مع الاجتماعات العامة كتواصل أحادي الاتجاه، مع التركيز على إيصال المعلومات بدلاً من الانخراط في حوار.
فيما يلي ثلاث استراتيجيات تعتمدها M&T Bank لمعالجة الأسئلة التي لا تتم الإجابة عليها خلال الاجتماعات العامة، والتي يمكن أن تقدم أيضاً رؤى قيمة لمؤسسات أخرى.
- إعطاء الأولوية للأسئلة التي يهتم بها الموظفون أكثر من غيرها
قد لا يكون من الممكن الإجابة على كل سؤال، لكن M&T Bank تستخدم مدخلات الموظفين لتحديد الأولويات بين الاستفسارات الأكثر إلحاحاً. وأشار إيفانز إلى أن كثيراً من المؤسسات تتعامل مع Q&A كأمر اختياري، لكن في M&T تُعد جلسة Q&A جزءاً لا يتجزأ من جدول الأعمال. وأوضح: «إذا لم تتمكن من الوصول إلى كل سؤال، يمكنك الاستفادة من التكنولوجيا لمساعدتك في معالجة الأسئلة الأكثر أهمية، لأنك منحت الموظفين فرصة التصويت لصالح الأسئلة التي يهتمون بها أكثر من غيرها». ويخصص هذا النهج وقتاً مخصصاً – من 10 إلى 15 دقيقة في اجتماع مدته ساعة – مما يتيح مناقشات مركزة حول الموضوعات التي تهم الموظفين.
- إفساح المجال للموظفين لمساعدة بعضهم بعضاً
تتيح أداة Q&A في M&T أيضاً للموظفين الرد على أسئلة زملائهم، وهو ما يمكن أن يكون مفيداً بشكل خاص للاستفسارات التشغيلية. وعلق إيفانز: «تتيح هذه المنصة أيضاً للموظفين الإجابة على أسئلة بعضهم بعضاً. في بعض الأحيان يكون السؤال تشغيلياً أكثر، مثل: أين أقدم ذلك الطلب؟ أو ما هو آخر يوم لدي لملء استبيان التفاعل؟ عندما يجيب الموظفون على أسئلة بعضهم بعضاً، يبدو ذلك سحرياً حقاً». ويمكن أن يحدث هذا التجميع الجماعي للمعلومات أثناء الاجتماعات وبعدها.
- إبقاء الأسئلة المتبقية قيد المتابعة
قد تبدو الأسئلة التي لا تتم الإجابة عليها وكأنها قائمة مهام معلقة. وتجمع M&T Bank رؤى من استبيانات ما بعد الحدث لتحديد الموضوعات التي يريد الموظفون استكشافها بشكل أعمق. وأوضح إيفانز أن الأسئلة المقدمة يمكن أن تكشف عن أنماط وتوجه جدول أعمال الاجتماعات العامة المستقبلية. وقال: «لقد تلقينا بالتأكيد أفكاراً للمحتوى من أنواع الأسئلة التي نتلقاها. في بعض الحالات يكون الأمر: نحتاج إلى إخبار الموظفين بالمزيد عن هذا المشروع. وفي حالات أخرى، لا يكون الأمر أنك لم تتناول موضوعاً معيناً، بل أن الموضوع يمثل أولوية قصوى للموظفين أو نقطة ألم لهم».
لتعظيم فعالية الاجتماعات العامة، يقترح إيفانز اعتماد نهج يبدأ من الصفر. وينصح المؤسسات بالبدء من جديد عبر طرح الأسئلة: «لماذا يجب أن نعقد اجتماعاً عاماً؟ وماذا يجب أن يحصل عليه الموظفون منه؟ وكيف سنعرف ما إذا كان ناجحاً؟». ويمكن لهذا النهج التأسيسي أن يساعد المؤسسات على بناء صيغة أكثر فعالية بدلاً من الاعتماد على الطرق التقليدية.
رابط ذو صلة: mtb.com
المصدر: Ragan Communications